Weihnachtsfeier für Vereine und kleine Betriebe: Wenn niemand eine Eventabteilung hat

In vielen Ratgebern zur Weihnachtsfeier geht es um große Unternehmen mit Personalabteilung, festem Budget und mehreren Menschen, die sich um die Planung kümmern.

Bei Vereinen und kleinen Betrieben sieht das meistens anders aus. Da organisiert die Schriftführerin die Feier zwischen zwei Vereinsterminen oder der Chef eines Betriebs mit fünfzehn Leuten kümmert sich selbst darum, obwohl sein Schreibtisch eigentlich schon voll genug ist.

Die Aufgabe bleibt trotzdem dieselbe: Es braucht einen Ort, an dem alle Platz haben, an dem gemeinsam gegessen werden kann und an dem der Abend nicht nach zwei Stunden vorbei ist.

Genau darum geht es bei einer Weihnachtsfeier für Vereine und kleine Betriebe.

Vereine und kleine Betriebe haben erstaunlich viel gemeinsam

In einem Verein oder einem kleinen Betrieb ist die Weihnachtsfeier oft einer der wenigen Termine im Jahr, an dem wirklich alle zusammenkommen.

Im Verein sitzen vielleicht die Jugendmannschaft, Trainer, Ehrenmitglieder und Vorstand gemeinsam am Tisch. Im Handwerksbetrieb trifft der Auszubildende auf den Kollegen, der seit dreißig Jahren dabei ist. Die Altersunterschiede können groß sein und trotzdem soll sich niemand fehl am Platz fühlen.

Dazu kommen häufig Partnerinnen, Partner und Kinder. Damit verändert sich automatisch der Ablauf. Eine Feier, die erst um 20 Uhr beginnt und bis tief in die Nacht nur aus Musik besteht, passt für Familien anders als für eine reine Erwachsenenrunde.

Bei kleineren Gruppen gehört es oft ganz selbstverständlich dazu, dass jeder ein Stück der Vorbereitung übernimmt. Einer bringt den Nachtisch mit, jemand kümmert sich um Musik und ein anderer steht am Grill. Das funktioniert gut, wenn die Location dafür genug Raum lässt.

Meist gibt es auch einen kurzen offiziellen Teil. Ein paar Worte zum vergangenen Jahr, Ehrungen für langjährige Mitglieder oder ein Dank an die Menschen, die besonders viel übernommen haben. Dafür braucht es keine Bühne und keinen großen Ablaufplan. Ein fester Moment im Abend reicht völlig.

Warum die üblichen Orte schnell an Grenzen kommen

Das Vereinsheim liegt auf der Hand. Es ist bekannt, meistens günstig und steht ohnehin zur Verfügung. Genau darin liegt aber auch das Problem. Wer jede Woche dort trainiert, Sitzungen abhält oder nach dem Spiel zusammensitzt, erlebt den Raum kaum als besonderen Ort für eine Weihnachtsfeier.

Ein Gemeindesaal bietet zwar genug Platz, wirkt aber häufig sachlich. Stapelstühle, Neonlicht und eine große freie Fläche erfüllen ihren Zweck, schaffen aber nicht automatisch die Stimmung, die man sich für einen Jahresabschluss wünscht.

Ein Restaurant funktioniert für kleinere Gruppen sehr gut. Sobald zwanzig, dreißig oder mehr Menschen zusammenkommen, wird es schwieriger. Die Gruppe verteilt sich an langen Tischen, Gespräche finden nur noch mit den direkten Sitznachbarn statt und bei Familien mit Kindern fehlt schnell Bewegungsfreiheit.

Kleine Betriebe feiern gern in der eigenen Werkstatt oder im Lager. Das kann schön werden, bringt aber Arbeit mit sich. Vorher muss aufgeräumt, eingerichtet und dekoriert werden, hinterher alles wieder zurück. Häufig bleibt genau diese Arbeit an den Menschen hängen, die ohnehin schon die Feier organisiert haben.

Was eine gute Weihnachtsfeier Location in der Nähe mitbringen sollte

Für Vereine und kleine Betriebe braucht eine Weihnachtsfeier Location vor allem genug Freiraum für unterschiedliche Menschen.

Hilfreich sind mehrere Bereiche. Während ein Teil der Gruppe später Musik hören möchte, wollen andere einfach zusammensitzen und reden. Wenn beides möglich ist, ohne dass sich die Gruppen gegenseitig stören, bleibt der Abend für alle angenehm.

Eine richtige Küche ist ebenfalls praktisch. Gerade Vereine organisieren das Essen gern selbst oder bringen Speisen mit. Dann reicht eine kleine Teeküche nicht aus. Es braucht Arbeitsflächen, Platz zum Anrichten und die Möglichkeit, Essen warmzuhalten.

Wenn Kinder dabei sind, sollte es Raum geben, in dem sie sich bewegen können. Dafür braucht es kein festes Kinderprogramm. Oft reicht es schon, wenn sie nicht den ganzen Abend still am Tisch sitzen müssen.

Auch das Ende der Feier spielt eine Rolle. Wer mitten im schönsten Gespräch auf die Uhr schaut, weil die Location in einer halben Stunde schließt, merkt schnell, wie stark eine feste Endzeit den Abend bestimmt.

Und spätestens wenn Alkohol ausgeschenkt wird, sollte vorher geklärt sein, wie alle wieder nach Hause kommen.

Herberts Hof als Ort für die Jahresabschlussfeier

Herberts Hof liegt in Werben bei Pegau, rund 26 Kilometer südlich von Leipzig. Mit dem Auto dauert die Fahrt aus Leipzig ungefähr eine halbe Stunde. Von Leipzig Plagwitz fährt die Bahn nach Pegau etwa 17 Minuten.

Auch aus Zwenkau, Groitzsch, Borna oder Markranstädt ist der Hof gut erreichbar. Parkplätze stehen vor Ort zur Verfügung. Ein Shuttle kann auf Anfrage organisiert werden.

Der Mittelpunkt der Feier ist die Scheune. Dort stehen Tische und Stühle für etwa 50 bis 60 Personen bereit. Eine lange Tafel bringt die Gruppe zusammen, ohne dass einzelne Gäste irgendwo an einem zusätzlichen Tisch sitzen müssen.

Die Empore kann als ruhigere Ecke genutzt werden. Sie eignet sich zum Beispiel für Gespräche oder als eigener Bereich für Kinder und Jugendliche.

Der Innenhof bietet sich für das Ankommen an. Gerade im Dezember passt ein warmer Empfang draußen gut, bevor es später in die Scheune geht.

Draußen gibt es einen ausgestatteten Grillplatz. Wer möchte, kann deshalb auch im Winter einen Teil des Essens draußen vorbereiten oder den Abend mit einem Feuer verbinden.

Im Erdgeschoss des Bauernhauses steht eine große Küche zur Verfügung. Gruppen können dort selbst kochen, ein Buffet vorbereiten oder Speisen anrichten. Wer das Essen lieber abgeben möchte, kann mit einem Caterer arbeiten. Auf Wunsch hilft Herberts Hof bei der Vermittlung passender Dienstleister.

Ehrungen und offizielle Programmpunkte kurz halten

Fast jede Vereinsweihnachtsfeier und viele Betriebsfeiern haben einen Moment, in dem jemand etwas sagen möchte. Das gehört dazu. Nur sollte daraus kein halbstündiges Programm werden.

Am besten liegt dieser Teil früh im Abend. Direkt nach dem Ankommen oder nach dem Essen sind noch alle beisammen und aufmerksam. Später stehen einige am Feuer, andere sind in Gespräche vertieft und wieder andere kümmern sich um die Kinder.

Bei Ehrungen reichen oft wenige Worte. Name nennen, kurz erklären, warum die Person geehrt wird, Applaus und weiter geht es.

Auch mehrere kurze Beiträge funktionieren besser als eine lange Rede. Vielleicht sagt der Vereinsvorsitzende ein paar Sätze, danach jemand aus der Jugendabteilung und zum Schluss ein langjähriges Mitglied.

Wichtig ist nur, dass vorher abgesprochen wird, wer etwas vorbereitet. Sonst erzählen drei Menschen hintereinander denselben Jahresrückblick.

Danach darf die Feier einfach Feier sein.

Ideen für eine Weihnachtsfeier mit gemischter Gruppe

Ein Buffet passt bei Vereinen und kleinen Betrieben oft besser als ein festes Menü. Jeder kann sich nehmen, was er möchte, Kinder müssen nicht auf mehrere Gänge warten und niemand ist an einen festen Ablauf gebunden.

Auch Grillen funktioniert im Dezember. Wenn draußen etwas Warmes zubereitet wird und drinnen bereits die Tische gedeckt sind, verteilt sich die Gruppe ganz automatisch zwischen Scheune und Hof.

Wichteln oder eine kleine Tombola können ebenfalls gut funktionieren. Solche Programmpunkte holen die Gruppe kurz zusammen, ohne dass daraus eine große Veranstaltung werden muss. Gerade bei Vereinen mit verschiedenen Altersgruppen ist das oft eine unkomplizierte Lösung.

Schön ist auch ein Rückblick mit Fotos. Statt eine Präsentation an die Wand zu werfen, können Bilder aus dem vergangenen Jahr aufgehängt werden. Gäste bleiben davor stehen, erinnern sich an gemeinsame Erlebnisse und erzählen weiter. Das funktioniert den ganzen Abend, ohne dass alle gleichzeitig zuschauen müssen.

Wenn viele Kinder und ältere Mitglieder dabei sind, kann auch ein früher Beginn sinnvoll sein. Eine Weihnachtsfeier am Nachmittag oder frühen Abend gibt allen mehr Zeit und nimmt etwas Druck aus der Nachtplanung.

Den Termin lieber früher festlegen

Im Dezember suchen Vereine, Betriebe und Familien zur gleichen Zeit nach Terminen.

Freitage und die beiden Wochenenden vor Weihnachten sind deshalb meist zuerst vergeben.

Wer eine passende Weihnachtsfeier Location in der Nähe sucht, sollte das Datum früh festlegen. Bei größeren Gruppen bringt eine endlose Terminabstimmung selten etwas. Bei zwanzig oder dreißig Menschen wird es immer jemanden geben, der an einem bestimmten Tag nicht kann.

Oft ist es einfacher, einen Termin festzulegen und ihn rechtzeitig bekanntzugeben.

Es lohnt sich auch, über die klassischen Adventssamstage hinauszuschauen. Ein Freitag Anfang Dezember, ein Sonntagnachmittag oder die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr können gut funktionieren.

Eine weitere Möglichkeit ist der Januar. Statt einer Weihnachtsfeier wird daraus ein gemeinsamer Jahresauftakt. Der Termindruck ist geringer und niemand hat in derselben Woche noch drei andere Weihnachtsveranstaltungen im Kalender.

Ein Jahresabschluss, bei dem wirklich alle zusammenkommen

Gemeinsam schaffen wir den Rahmen für eine Weihnachtsfeier, bei der Verein oder Betrieb einfach Zeit miteinander verbringen können. Für das Ankommen im Hof mit einem warmen Getränk, einen kurzen gemeinsamen Rückblick, eine lange Tafel und Gespräche, die nicht enden müssen, weil um elf die Türen schließen.

So bekommt euer Jahresabschluss einen Ort, an dem Jugendmannschaft und Ehrenmitglied, Auszubildender und Meister, Kolleginnen, Kollegen und Familien gemeinsam feiern können.